¿y cómo es realmente el proceso de implantar DSpace?

Una pregunta recurrente en organizaciones que se están planteando la instalación de un repositorio institucional es qué pasos dar.  Ya hace muchos años que el   Manual LEADIRS II. Cómo crear un Repositorio Institucional, nos orientaba sobre todas las consideraciones a tener en cuenta a la hora de acometer un proyecto de este estilo, pero queríamos dar una visión más concisa basada en nuestra experiencia con muchos de ustedes.

Un aspecto principal a tener en cuenta en una implantación de Dspace es que los requisitos afloran muy progresivamente en la vida del proyecto, según los usuarios van ajustando y trasladando los  modelos mentales conceptuales y las necesidades de la organización en requisitos y funcionalidades Dspace.  Por esto desaconsejamos un modelo tradicional de toma de requisitos–> documento de requisitos–> desarrollo–> implantación… Mas bien el modelo sería iterativo, con una primera fase para cubrir los requisitos que ya se hayan explicitado y uno o varios ciclos posteriores para llevar el repositorio a puntos posteriores de adaptación a las necesidades de la institución…

Así, un plan constará de una fase inicial de toma de requisitos, incepción, en donde se identifican los parámetros principales de la instalación: equipamiento disponible hw/sw,  tipo de objetos, estructura general de grupos-autorizaciones, origen de contenidos, necesidades de migración de contenidos,  estructura de colecciones, interfaces con otros aplicativos, necesidades de recolección (harvesting) de/desde, integración con sistemas de autenticación, licenciamiento, gestión de derechos, y alguna cosa más… Parece mucho, pero en realidad es una fase bastante ligera…

En este punto se está en condiciones de construir y configurar una instalación base, comprobando que los aspectos técnicos se cumplen. Si no se requieren desarrollos, en un plazo breve se debería tener una instancia DSpace razonablemente operativa. Además, se aprovecha para identificar y dimensionar, si acaso, los posibles desarrollos a efectuar.

En paralelo se trabaja en configurar/parametrizar la estructura lógica de Dspace, mediante una serie de ciclos de evolución de colecciones, usuarios, metadatos, etc….  Nuestra experiencia nos dice que los usuarios agotan todo el tiempo disponible, y más, pero si la estructura de las colecciones es simple (colección:  entendida como el conjunto de especificaciones de objetos-metadatos-permisos-pantallas de envío y de revisión)  o la tenéis ya pensada, pues se puede hacer razonablemente rápido.  No es intensivo en trabajo, pero podría dar lugar a períodos de implantación largos. Esa es la mala noticia. La buena es que por lo general no forma parte del camino crítico de una puesta en producción, ya que las actividades de ajuste “fino” se pueden hacer tras la puesta en producción, si así se determina…

Cuando el paso anterior está al 80%… ya se podría proceder a la carga inicial de contenidos, si existen, puesto que aportarán un valor inmediato a los usuarios. La carga de datos en general da problemas, porque se aprovecha para hacer revisión del material existente, complementar metadatos, etc… Señalaremos que al ser un proceso ad-hoc (aunque Dspace tenga herramientas específicas) pues siempre hay que inventar o reinventar algo.

En cuanto a cambiar la apariencia o look&feel, aspecto siempre recomendable, siempre se va mas rápido si nos adherimos  al libro de estilo intitucional…si no, pues habrá que acometer un diseño especifico…

Y ya se está listo para salir en producción (y listos para acometer otras fases de evolución y crecimiento del repositorio), aunque antes hay que proceder a aprender y formar y divulgar internamente… como casi cualquier proyecto complejo.

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