Derechos de acceso y permisos en DSpace (Parte 1)

La inclusión de información sobre derechos de acceso y su coherencia con los permisos reales de acceso a los ficheros, es un tema sobre el que los usuarios de DSpace suelen plantear preguntas con frecuencia, y al que dedicaremos este primer post sobre derechos de acceso y permisos en DSpace.

Habitualmente, a la hora de realizar un envío a DSpace, los publicadores rellenan la información sobre los derechos de acceso, puesto que es un dato exigido para la compatibilidad con determinadas Directrices como las Directrices OpenAIRE. Cuando los derechos de acceso son “openAccess”, no hay problema alguno, puesto que el fichero adjunto permanece disponible para cualquier usuario una vez el ítem es publicado en el repositorio. Sin embargo, en ocasiones los publicadores seleccionan las opciones “embargoedAccess”, “restrictedAccess” o “closedAccess”. Esta selección (igual para “openAccess”) se almacena en un metadato, normalmente el dc.rights.accessRights, que por sí mismo no modifica los permisos de acceso al fichero asociado al ítem, ya que simplemente es un metadato descriptivo. Por eso, cuando un usuario selecciona una de esas opciones puede pensar que está modificando los derechos de acceso al fichero adjunto, cuando en realidad solamente está enriqueciendo la descripción de su publicación.

Cuando el sistema de embargos está activo y configurado en DSpace, es necesario introducir la fecha de fin de embargo en el lugar correspondiente (en la pantalla de descripción o en la pantalla de subir fichero, dependiendo de la versión de la herramienta), para que el fichero adjunto se quede embargado hasta dicha fecha. Esto es imprescindible, puesto que la introducción de “embargoedAccess” en el metadato dc.rights.accessRights no cambia por sí sola los permisos de acceso al fichero, tal y como se indica en el párrafo anterior. Ésta es, por defecto, la única manera que el usuario tiene, durante el proceso de envío, para influir en los permisos de los ficheros adjuntos, y puede utilizarla también para la retirada de permisos cuando selecciona otras opciones como “restrictedAccess” o “closedAccess” en el campo de derechos de acceso. Una vez el ítem es publicado, solamente los usuarios con permisos de administración pueden retirar manualmente los permisos de su fichero adjunto, no pudiendo hacerlo el propio publicador.

Otra cuestión que se plantean los usuarios es qué sucede con la información almacenada en el metadato de derechos de acceso cuando los permisos de los ficheros adjuntos cambian. Pues bien, por defecto, esta información no cambia automáticamente. Es decir, un dc.rights.accessRights con valor p.ej. “embargoedAccess”, no cambia automáticamente a “openAccess” cuando el embargo llega a su fin. Esta labor suele ser realizada de forma manual por un usuario con permisos de administración.

En el siguiente post hablaremos de cuáles son las principales demandas de los usuarios a este respecto y analizaremos las posibles soluciones.

 

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